Politica de confidențialitate

Operatorul site-ului https://accountant.md și al datelor personale colectate direct prin acest site este:

Prezenta politică explică ce date prelucrăm atunci când vizitați site-ul, completați formularul, solicitați o consultație sau începeți o colaborare cu noi.

Prelucrarea se realizează în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și cu celelalte acte normative aplicabile în Republica Moldova.

Prin formularul „Solicită consultație” putem colecta:

• numele;
• numărul de telefon;
• mesajul transmis;
• serviciul de care sunteți interesat, dacă îl menționați;
• data și ora solicitării.

Dacă ne contactați prin email, telefon, WhatsApp, Messenger, Instagram sau Telegram, putem prelucra și:

• adresa de email;
• numele profilului folosit pe platforma respectivă;
• denumirea companiei și funcția persoanei de contact;
• conținutul comunicării;
• documentele și informațiile transmise voluntar.

Pentru funcționarea și securitatea site-ului, serverul poate înregistra temporar informații tehnice, precum adresa IP, data și ora accesării și informații generale despre browser ori dispozitiv.

Vă rugăm să nu introduceți în formularul general date sensibile, copii ale actelor de identitate, informații despre angajați sau documente contabile. Acestea vor fi transmise numai prin canalul stabilit după începerea colaborării.

Dacă începeți o colaborare, putem prelucra informațiile necesare furnizării serviciilor, inclusiv:

• datele de identificare și contact ale clientului și reprezentanților săi;
• informații despre companie, activitate, regim fiscal și conturi;
• contracte, facturi, extrase și alte documente financiar-contabile;
• date privind furnizorii și clienții companiei;
• datele angajaților, inclusiv informații necesare calculării salariilor, taxelor și contribuțiilor;
• date despre plăți, creanțe, obligații și tranzacții;
• informațiile necesare întocmirii și depunerii declarațiilor și rapoartelor;
• corespondența și instrucțiunile legate de serviciile contractate.

Lista exactă depinde de serviciile prevăzute în contract și de obligațiile legale aplicabile clientului.

Pentru datele colectate direct prin site, pentru administrarea relației comerciale, facturare și propriile obligații legale, DAD ACCOUNTANT acționează în calitate de operator.

Atunci când prelucrăm, în numele unei companii-client, date despre angajații, clienții, furnizorii sau partenerii acesteia pentru furnizarea serviciilor contabile, putem acționa în calitate de persoană împuternicită de operator.

În această situație, clientul rămâne responsabil pentru legalitatea colectării datelor și pentru informarea persoanelor vizate, iar DAD ACCOUNTANT prelucrează datele numai potrivit contractului, instrucțiunilor documentate și legii.

Responsabilitățile trebuie detaliate într-un contract sau acord privind prelucrarea datelor.

Datele pot fi utilizate pentru:

• primirea și soluționarea solicitărilor;
• contactarea persoanei care a cerut o consultație;
• analizarea nevoilor companiei și pregătirea unei oferte;
• încheierea și executarea contractului;
• furnizarea serviciilor de evidență contabilă;
• pregătirea rapoartelor și declarațiilor fiscale;
• calcularea salariilor, taxelor și contribuțiilor;
• consultanță fiscală, contabilă și financiară;
• verificarea documentelor și conformității;
• administrarea relației cu clientul;
• facturare și evidență financiară;
• comunicarea cu autoritățile sau alte instituții, atunci când serviciul contractat și legea permit acest lucru;
• funcționarea și protejarea site-ului;
• prevenirea fraudelor și incidentelor de securitate;
• respectarea obligațiilor legale;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi;
• comunicări promoționale, numai dacă există un temei juridic separat.

Datele transmise pentru solicitarea unei consultații nu sunt folosite automat pentru newsletter sau publicitate.

În funcție de situație, prelucrarea se bazează pe:

• demersurile efectuate la solicitarea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract;
• executarea contractului;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• interesul legitim de a răspunde solicitărilor, administra activitatea, proteja site-ul și apăra drepturile operatorului;
• consimțământul, atunci când acesta este necesar pentru comunicări promoționale sau servicii opționale;
• instrucțiunile documentate ale companiei-client, atunci când DAD ACCOUNTANT acționează ca persoană împuternicită.

Simpla utilizare a site-ului nu reprezintă consimțământ pentru marketing sau pentru servicii opționale.

Transmiterea formularului reprezintă o solicitare de a fi contactat. Aceasta nu încheie automat un contract și nu obligă DAD ACCOUNTANT să accepte colaborarea.

Condițiile, tariful, documentele necesare și responsabilitățile părților sunt stabilite separat.

Site-ul poate conține linkuri către WhatsApp, Messenger, Instagram și Telegram. Acestea sunt servicii administrate de terți. Dacă accesați un asemenea link sau comunicați prin platforma respectivă, se aplică și politica furnizorului acelei platforme.

În măsura necesară, datele pot fi accesate sau prelucrate de:

• personalul autorizat al DAD ACCOUNTANT;
• furnizorul serviciilor de hosting;
• furnizorul serviciului de email;
• furnizorii sistemelor contabile, de salarizare, gestionare a documentelor sau CRM, dacă sunt utilizați;
• furnizorii care asigură mentenanța și securitatea sistemelor;
• auditori, avocați și alți consultanți autorizați;
• bănci și furnizori de servicii de plată, în legătură cu facturile și plățile contractuale;
• autorități fiscale, statistice, de asigurări sociale, medicale sau alte autorități, în condițiile legii și ale serviciului contractat;
• alte persoane aprobate de client sau prevăzute în contract;
• autoritățile publice, atunci când există o obligație legală.

Datele nu sunt vândute și nu sunt oferite altor persoane pentru publicitatea proprie a acestora.

Lista concretă a furnizorilor care primesc date trebuie consemnată în contracte și în evidențele interne. Atunci când un furnizor prelucrează date în numele DAD ACCOUNTANT, trebuie încheiat acordul necesar privind protecția datelor.

Unele platforme externe sau servicii cloud pot implica prelucrarea datelor în alte state.

Înaintea utilizării lor verificăm rolul furnizorului, locul prelucrării și garanțiile aplicabile. Informațiile despre clienții serviciilor contabile nu trebuie încărcate într-un serviciu extern neaprobat.

Accesarea voluntară a linkurilor WhatsApp, Messenger, Instagram sau Telegram poate implica prelucrarea datelor potrivit regulilor acelor platforme.

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar:

• solicitările care nu conduc la colaborare: de regulă, cel mult 12 luni de la ultima comunicare;
• datele clienților și contractelor: pe durata colaborării și ulterior conform obligațiilor legale și termenelor aplicabile apărării drepturilor;
• documentele financiar-contabile: conform termenelor prevăzute de lege;
• datele prelucrate în numele clientului: potrivit contractului, instrucțiunilor clientului și cerințelor legale;
• datele tehnice de securitate: pentru perioada necesară prevenirii și investigării incidentelor;
• alegerea privind cookie-urile: 180 de zile, perioadă aplicată efectiv de mecanismul de preferințe.

La încetarea serviciilor, datele prelucrate în numele clientului sunt returnate sau șterse potrivit contractului, cu excepția informațiilor care trebuie păstrate conform legii.

După expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate legal.

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării nepermise.

Accesul la documentele clienților este acordat numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea responsabilităților. Clientul trebuie să utilizeze canalele de transmitere convenite și să gestioneze în siguranță accesul persoanelor autorizate.

În condițiile prevăzute de lege, aveți dreptul:

• să primiți informații despre prelucrare;
• să solicitați accesul la date;
• să solicitați rectificarea datelor inexacte;
• să solicitați ștergerea datelor;
• să solicitați restricționarea prelucrării;
• să vă opuneți prelucrării;
• să solicitați portabilitatea datelor, atunci când este aplicabilă;
• să retrageți consimțământul;
• să depuneți o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal;
• să vă adresați instanței competente.

Dacă datele sunt prelucrate de DAD ACCOUNTANT în numele unei companii-client, cererea poate fi transmisă acelei companii. DAD ACCOUNTANT va acorda asistența necesară potrivit contractului și legii.

Pentru exercitarea drepturilor ne puteți contacta la info@dad.md sau la adresa juridică. Pentru protejarea datelor poate fi necesară verificarea identității solicitantului.

Politica poate fi actualizată dacă se modifică activitatea, furnizorii, funcționarea site-ului sau cerințele legale. Versiunea aplicabilă este cea publicată pe site împreună cu data ultimei actualizări.